Une entreprise sous Microsoft 365 a son savoir dans deux endroits à la fois
Dans une entreprise équipée en Microsoft 365, ce qui s’est décidé se trouve dans le courrier Outlook, et ce qui a été produit se trouve dans SharePoint et dans les OneDrive de chacun. Les deux vivent sous la même identité, et une IA branchée sur l’un sans l’autre répond à moitié.
Ces deux moitiés ne se gouvernent pourtant pas de la même façon. Une boîte de courrier appartient à une personne et contient sa vie privée. Un document appartient à un partage, et ce partage désigne des gens. Le connecteur les traite dans le même passage en leur appliquant deux règles différentes, et cette page dit laquelle s’applique où.
Aucune clé ne donne accès à toutes les boîtes de votre organisation
Microsoft sait délivrer à une application une autorisation qui lit toutes les boîtes d’une organisation d’un coup. Le connecteur ne l’utilise pas. Chaque boîte est branchée par la personne dont c’est la boîte, avec sa propre connexion Microsoft, et la clé conservée ne vaut que pour celle-là.
Le branchement vérifie en plus que le compte Microsoft qui vient de se connecter désigne bien la personne visée, et il refuse avant d’avoir conservé quoi que ce soit quand les deux ne concordent pas. Débrancher une boîte supprime sa clé d’accès et laisse en place ce qui a déjà été lu, parce que retirer un accès et effacer un contenu sont deux décisions distinctes.
L’autorisation qui permettrait d’envoyer un message depuis votre adresse n’est jamais demandée. Le connecteur refuse même de démarrer si on ajoute à sa configuration une autorisation dont le nom ressemble à une écriture.
Deux surfaces, deux règles
Le connecteur couvre deux surfaces de Microsoft 365, le courrier et les documents. Le reste de la suite ne l’intéresse pas.
Les dossiers écartés le sont pour une raison qui tient en une phrase. Un brouillon est une pensée que personne n’a envoyée, et la corbeille contient ce que quelqu’un a déjà voulu retirer. Le tri du courrier privé vient en second, et le premier geste consiste à ne pas ouvrir les dossiers où le privé se concentre.
Ce qui entre, objet par objet
Chaque ligne se vérifie chez vous, en regardant dans quel dossier se trouve un message ou comment un document est partagé.
| Dans Microsoft 365 | Ce qui entre dans votre Kastel |
|---|---|
| Un message de la boîte de réception ou des éléments envoyés | Son texte, quand il est jugé professionnel |
| Un brouillon que personne n’a envoyé | Rien. Le dossier des brouillons n’est pas lu |
| Un message dans les indésirables ou dans les éléments supprimés | Rien. Ces dossiers ne sont pas lus |
| Une pièce jointe à un message Outlook | Rien. Les pièces jointes ne sont pas ouvertes |
| Un document d’un site SharePoint partagé à des personnes d’un même service | Son texte, rangé dans ce service |
| Le même document partagé à un groupe, par un lien, ou à plusieurs services | Rien, jusqu’à ce qu’un administrateur décide où le ranger |
| Une vidéo, une archive compressée, un fichier binaire | Rien. Ces formats ne portent aucun texte à lire |
Cinq lignes sur sept se soldent par un refus, et c’est le comportement voulu. La quatrième mérite un mot, parce qu’elle surprend souvent. Une pièce jointe n’entre pas par le courrier, alors que le même fichier déposé dans SharePoint entre par les documents, avec le partage qui lui est propre. Un partage qui ne désigne personne de connu ne dit rien de l’audience interne d’un document, donc il ne sert pas à le ranger. Gouverner son savoir commence par ces cas-là, ceux que personne n’a décidés.
Après le premier passage, le connecteur ne relit que ce que Microsoft signale
Le premier passage sur un dossier remonte une fenêtre de quelques mois, quatre-vingt-dix jours par défaut, et votre déployeur peut l’élargir. Les passages suivants ne réénumèrent rien. Ils suivent le fil des changements que Microsoft tient pour chaque dossier de courrier et pour chaque espace de documents.
Quand Microsoft ne reconnaît plus le repère du dernier passage, le connecteur reprend la fenêtre entière plutôt que de supposer que rien n’a bougé. Cette relecture ne crée aucun doublon, parce qu’un contenu déjà écrit à l’identique est reconnu et laissé tel quel.
Un document modifié dans SharePoint remplace sa version précédente au moment où la nouvelle est écrite, et l’ancienne copie est retirée. Une réponse ne s’appuie donc jamais sur une version périmée restée en fond. Quant au lien de téléchargement d’un document, il désigne les serveurs de stockage de Microsoft, et le connecteur ne le suit que s’il désigne effectivement un hôte Microsoft, même quand c’est Microsoft qui vient de le fournir.
L’application Microsoft déclarée pour ce connecteur sert aussi aux canaux Teams, qui n’ont donc pas de seconde autorisation à demander. Et le tri du courrier privé est exactement celui du connecteur Gmail, la même mécanique appliquée à une autre messagerie.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Les documents ne passent pas par le tri du courrier privé. Ce tri existe pour des communications entre personnes, et un fichier bureautique n’en est pas une. Un document personnel déposé dans un OneDrive branché entre donc comme un document, en fonction de son partage et pas en fonction de ce qu’il raconte.
Le rangement d’un document suit son partage, et un partage est souvent plus large qu’on ne le croit. Un fichier que personne d’autre que vous ne voit dans votre OneDrive porte quand même votre propre accès, et c’est cet accès qui le désigne. Il se range donc dans votre service, où vos collègues peuvent l’atteindre à travers une IA alors qu’ils ne le voient pas dans OneDrive.
Le périmètre du courrier reste un réglage par défaut plutôt qu’une serrure. Les dossiers lus sont la boîte de réception et les éléments envoyés, et un déployeur peut en ajouter, ce qui ramènerait dans le périmètre les dossiers où le privé se concentre. Dans l’autre sens, une personne rattachée à deux services fait attendre son courrier, parce que votre Kastel refuse de choisir l’un des deux à sa place. C’est plus lent qu’un rangement approximatif, et nous l’assumons.
Un message supprimé dans Outlook, ou un document retiré d’un site SharePoint, n’est pas effacé de votre Kastel. Microsoft ne signale une disparition qu’une fois, donc le connecteur la consigne au passage même où il la voit, et le contenu y reste marqué comme disparu à la source. Il demeure lisible par ceux qui y avaient déjà droit jusqu’à l’effacement décidé par un administrateur, parce qu’une réponse déjà donnée doit rester vérifiable.
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