Le courrier qui n’a plus de compte à brancher
Une entreprise garde presque toujours du courrier qu’aucun connecteur continu ne peut atteindre. Le compte d’une personne partie a été fermé et sa boîte ne vit plus que dans un export. Une messagerie quittée pour une autre ne laisse qu’un fichier sur un disque. Les archives d’une adresse générique que plus personne n’ouvre dorment au même endroit.
Ce courrier contient souvent ce qu’aucun document ne dit, les raisons d’un choix, l’historique d’un litige, les engagements pris avec un client de longue date. Il n’a plus d’interface à interroger, donc il n’existe pour une IA que si quelqu’un dépose le fichier.
C’est le rôle de cet import, et il ne demande ni compte, ni autorisation, ni clé d’accès. Un fichier au format .mbox, celui que produit un export standard, suffit.
Du fichier à votre Kastel, dans cet ordre
L’ordre compte davantage que chaque étape prise à part, parce que c’est lui qui garantit qu’aucun message privé n’est écrit.
Le fichier est lu là où votre Kastel tourne
Aucun compte de messagerie n’est branché et aucune clé d’accès n’est conservée pour cette source. Le connecteur reçoit un chemin de fichier, et vous pouvez borner l’import aux premiers messages pour voir ce qu’il produit avant de tout traiter.
Trois règles nommées écartent d’abord le courrier évident
Une adresse ou un domaine que vous avez placé dans votre liste d’exclusion fait tomber le message. Un correspondant sur un domaine de messagerie personnelle le fait tomber aussi, sauf quand ce domaine est également l’un des vôtres. Et un envoi en masse portant un lien de désinscription, sans aucun correspondant de votre entreprise, tombe également.
Ce qui reste passe par le modèle que vous avez branché
Le jugement porte sur le message entier, objet compris, découpé en tranches pour être lu en totalité. Une tranche qui révèle de la vie privée fait tomber le message, même quand le reste est parfaitement professionnel. Sans modèle configuré, l’import refuse de démarrer et rien n’est lu ni écrit.
Les messages retenus sont écrits avec leur provenance
Chaque message conservé garde son expéditeur, ses destinataires, sa date, son objet et un marqueur disant qu’aucun humain n’a relu ce contenu. Il passe ensuite par la même porte de contrôle qu’un document déposé à la main, donc rien n’entre par un chemin dérobé.
Le rapport ne donne que des nombres
À la fin, vous lisez combien de messages ont été analysés, combien sont tombés sur les règles, combien sont tombés sur le modèle, combien sont entrés, et combien de pièces jointes ont été ignorées. Rien du contenu d’un message écarté n’est écrit, nulle part.
Un fichier ne sait pas ce qui a changé chez vous
Un export est une photographie datée, et le connecteur le dit franchement plutôt que de faire semblant. Il n’a pas de repère de passage, il n’observe rien, il ne se réveille pas la nuit pour vérifier si votre archive a bougé.
Relancer le même import n’ajoute rien, parce que chaque message est reconnu par son identifiant et retrouve la copie déjà écrite. Deux messages différents qui portent le même identifiant ne s’écrasent pas pour autant, le second est écrit à côté du premier et la collision est consignée.
Supprimer un message dans votre messagerie après l’export ne change rien au fichier, donc rien dans votre Kastel. Les connecteurs continus, eux, signalent une disparition à la source au passage suivant. Ici il n’y a pas de source à observer, et l’effacement devient un geste d’administration plutôt qu’un effet de bord.
Ce que le tri retient de votre export
Le périmètre d’un import se décrit sur le contenu du fichier, puisqu’il n’y a ni compte ni permission d’origine à reprendre.
Les deux premières règles ne demandent aucun modèle et se vérifient sur vos propres listes. Elles existent parce qu’une archive ancienne concentre plus de courrier personnel qu’une boîte professionnelle vivante, et qu’il vaut mieux écarter à coup sûr avant de demander un jugement.
Ce que l’effacement d’une boîte retire vraiment
C’est la contrepartie de l’import unique, et c’est son meilleur argument. Comme tout ce qui vient d’un fichier est rattaché à une boîte identifiée, un administrateur efface cette boîte en une fois, sans avoir à retrouver les notes qu’elle a produites.
Toutes les copies de messages écrites par cet import sont supprimées. Une note produite par un modèle dont cette boîte était l’unique source est supprimée avec elles, parce que laisser le résumé d’un contenu qu’on vient d’effacer ne serait pas un effacement. Une page qui cite aussi d’autres sources n’est en revanche pas modifiée en silence, elle est signalée pour relecture.
L’opération est consignée, et c’est ce qui la rend opposable à quelqu’un qui demande où sont passées ses données. C’est aussi ce qui distingue gouverner son savoir d’un simple ménage dans des fichiers.
Ce que ce connecteur ne fait pas
L’import range le courrier retenu dans le savoir général de l’entreprise. Il ne cherche pas à déduire un service à partir des correspondants d’un message, donc ce qui entre par cette porte est le contenu le plus largement lisible de votre Kastel. Pour du courrier rangé par personne et par service, ce sont les connecteurs continus qui conviennent, Gmail ou Microsoft 365.
C’est un import unique et non une synchronisation. Le courrier arrivé après l’export n’y est pas, aucun passage ne le rattrapera, et rafraîchir demande un nouvel export suivi d’un nouvel import. Un fichier .pst d’Outlook n’est pas lu directement non plus, il se convertit d’abord au format .mbox avec un outil du marché.
Les pièces jointes sont comptées et jamais ouvertes. Un contrat qui n’existe que dans une pièce jointe n’entre donc pas par cette porte, même quand le message qui le portait est retenu. Le rapport vous dit combien de pièces jointes ont été laissées de côté, à vous de décider si l’une d’elles mérite d’être déposée comme document.
Vous saurez combien de messages ont été écartés, jamais lesquels. Le rapport ne donne que des nombres, et rien d’un message écarté n’est conservé, ni son objet, ni ses correspondants. C’est voulu, et cela signifie aussi que vous ne pouvez pas relire ce tri message par message pour le contester.
Une archive de courrier mérite une conversation avant un import.
Reprendre la boîte d’une personne partie touche à des données personnelles, et la bonne décision dépend de ce que vous devez conserver et pour combien de temps. Dites-nous le cas, nous serons précis sur ce que l’import produit et sur ce qu’il laisse dehors.
Nous écrire
