Dans le Drive d’une entreprise, personne ne sait plus qui a accès à quoi
Dans le Drive d’une entreprise de quarante personnes, le dossier des ressources humaines vit à trois clics du dossier marketing. Des fichiers ont été partagés par lien pour aller vite en 2023, et le lien circule encore. D’autres appartiennent à quelqu’un qui est parti.
C’est l’état normal, pas une négligence. Et c’est exactement pour cette raison qu’il faut demander à un fournisseur d’IA ce qu’il fait des droits déjà en place, avant même de lui demander ce qu’il sait lire.
Comment le partage d’un fichier décide de sa lecture
Chaque ligne se vérifie dans votre Drive, en ouvrant le panneau de partage du fichier concerné.
| Partage du fichier dans Drive | Qui peut le lire via une IA branchée |
|---|---|
| Partagé à des personnes d’un même service | Les personnes de ce service |
| Partagé à des personnes de plusieurs services | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide où le ranger |
| Partagé à tout le domaine de l’entreprise | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
| Partagé à toute personne disposant du lien | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
| Partagé à une adresse que votre organisation ne connaît pas | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
Quatre lignes sur cinq finissent en attente, et c’est le comportement voulu. La règle tient en une phrase : quand le partage d’un fichier ne désigne pas clairement un service, votre Kastel refuse de choisir à votre place.
Un lien public rend un fichier moins lisible, pas plus
C’est la ligne du tableau qui surprend tout le monde, et elle est délibérée. Un fichier partagé « à toute personne disposant du lien » n’a aucun bénéficiaire identifiable. Il n’existe donc aucun service dans lequel le ranger, et une IA branchée sur le service commercial ne le verra pas.
Le raisonnement inverse serait pourtant tentant, puisque ce fichier est le plus ouvert de votre Drive. Nous refusons ce raisonnement : un fichier que n’importe qui peut ouvrir sur Internet est un fichier dont personne n’a décidé l’audience interne, et le rendre lisible partout serait transformer un oubli en autorisation.
Un administrateur peut évidemment le ranger, et cette décision est enregistrée. C’est la différence entre un réglage de partage et une gouvernance du contexte, et elle se joue précisément dans ces cas-là.
Les fichiers dont le texte se lit, et les autres
Le périmètre du connecteur Drive est large en surface et étroit en profondeur : beaucoup de fichiers vus, peu de contenus retenus.
Le connecteur n’accède à rien de plus que le compte branché. Si une personne ne voit pas un fichier dans son Drive, aucune IA ne le verra à travers elle.
Vos documents sont lus comme du texte
Un document Google natif n’est pas un fichier ordinaire, il n’a pas de contenu téléchargeable au sens habituel. Votre Kastel en demande donc l’export du texte, et c’est ce texte qui est absorbé.
Tout ce qui ne porte pas de texte reste dehors, sans exception. Les images, les vidéos et les fichiers binaires ne sont pas lus. Un PDF scanné passe par une reconnaissance de caractères, parce qu’un devis signé et scanné est du contexte au même titre qu’un devis rédigé.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Il ne lit pas un document sans fin. Google plafonne à dix mégaoctets l’export du texte d’un document, et un document dont le texte dépasse ce plafond n’est pas absorbé du tout. Il n’est pas absorbé à moitié, ce qui serait pire, et le fait qu’il ait été écarté est inscrit dans votre journal. Un très gros rapport se traite donc en le découpant.
Il ne sait pas traduire un domaine en service. Un fichier partagé à tout votre domaine attend un administrateur, même quand votre domaine correspond exactement à votre entreprise. C’est une prudence par défaut, pas une limite définitive.
La lecture est le seul verbe. Kastel ne crée, ne modifie, ne déplace et ne supprime aucun fichier de votre Drive, et l’autorisation demandée à Google ne permet que la lecture. Un fichier supprimé, ou dont vous retirez le partage, est signalé comme disparu à la source au passage suivant ; son contenu reste dans votre Kastel jusqu’à ce qu’un administrateur l’efface.
Branchez votre Drive et regardez ce qui reste en attente.
Le cœur de Kastel est gratuit en self-host, avec tous ses connecteurs. Le guide de connexion montre comment brancher un compte Google, et ce que vous verrez d’abord est la liste des fichiers que votre Kastel refuse de ranger seul.
Lire le guide de connexion
