Un agenda dit avec qui vous parlez, pas seulement quand
Un agenda est la source la plus indiscrète qu’une entreprise puisse brancher. Le titre d’un rendez-vous nomme la personne d’en face, un créneau de deux heures un mardi matin dit qu’il se passe quelque chose, et la liste des invités raconte le reste. Une visite médicale, un entretien de départ et un déjeuner avec un concurrent portent tous un titre.
C’est aussi la source qui situe le travail dans le temps mieux qu’aucune autre. Qui a rencontré ce client, quand, avec qui, et sur quoi portait la réunion. Ces réponses valent quelque chose à une IA qui doit préparer un point ou retrouver une décision, et aucune ne demande d’ouvrir la vie privée de qui que ce soit.
Le connecteur Google Agenda est donc écrit à l’envers de la plupart des intégrations. Il commence par écarter, et ce qu’il écarte est décidé avant qu’une seule ligne ne soit écrite dans votre Kastel.
Les rendez-vous de travail, sans ceux que vous avez marqués privés
Sur un agenda, la frontière se décrit rendez-vous par rendez-vous. Voici ce que votre Kastel écrit, et ce qu’il laisse chez Google.
Les agendas fournis par Google sont écartés sur leur identifiant, jamais sur leur nom. Cette différence évite de jeter un agenda de travail dont le nom parle d’anniversaires ou de vacances, ce qui serait une perte de données silencieuse.
Ce qui se passe avant qu’un événement soit écrit
L’ordre de ces filtres est la garantie. Chacun se joue avant l’écriture, aucun ne rattrape après coup.
Les agendas que Google fournit lui-même ne sont pas ouverts
Le connecteur laisse de côté les agendas de jours fériés, d’anniversaires issus de vos contacts, de numéros de semaine et de météo. Il les reconnaît sur leur identifiant technique, celui que vous pouvez lire dans les paramètres de Google Agenda, et jamais sur leur nom. Un agenda de travail que vous auriez appelé « Anniversaires clients » n’est donc pas confondu avec celui de Google, et il entre normalement.
Un événement sans texte n’a rien à écrire
Une plage marquée occupé, un bloc de journée vide ou un créneau réservé sans titre ne donnent rien à écrire. Rien n’est donc écrit, et cela n’est pas compté comme un rejet.
Un événement marqué « Privé » ou « Confidentiel » est écarté
La visibilité que vous avez posée sur l’événement dans Google Agenda suffit à l’écarter. Elle est lue avant l’écriture, donc le titre d’un rendez-vous privé n’entre nulle part, même en réserve.
Le reste est jugé sur la page entière qui serait écrite
Titre, horaire, lieu, liste des participants et description sont examinés ensemble, exactement tels qu’ils seraient écrits. Un signe personnel n’importe où dans cet ensemble écarte l’événement complet. Un déjeuner de famille posé sur un agenda de travail ressort par ses invités, même quand son titre ne dit rien.
Ce qui survit est rangé selon le partage de l’agenda
L’événement hérite du partage de l’agenda qui le contient, et c’est ce partage qui décide qui pourra le lire à travers une IA branchée.
Le partage de l’agenda décide, l’événement n’a pas son mot à dire
Dans Google Agenda, un événement ne porte pas de droits propres. Ce sont les autorisations de l’agenda qui le contient qui disent qui peut en lire le détail, et c’est cette liste que votre Kastel reprend, agenda par agenda, sans y toucher.
Seules les personnes qui peuvent lire le contenu d’un événement comptent dans ce calcul. Quelqu’un à qui vous ne montrez que vos disponibilités n’élargit rien du tout, puisqu’il ne voit aucun titre chez vous non plus. C’est la même règle que pour vos autres sources, et elle est décrite dans gouverner son savoir.
Cinq situations font attendre un agenda au lieu de le ranger. Dans chacune, aucun service n’est désigné, donc personne ne lit ses événements jusqu’à ce qu’un administrateur tranche.
- L’agenda est public, donc lisible par n’importe qui sur Internet
- L’agenda est partagé à tout un domaine, sans personne nommée
- L’agenda est partagé à un groupe que votre organisation ne déplie pas en personnes
- Les bénéficiaires du partage couvrent plus d’un service
- La liste de partage n’est pas lisible, ou elle est trop longue pour être lue en entier
Une série entre en occurrences, et un changement de partage se rattrape à part
Google renvoie une réunion récurrente sous forme d’occurrences concrètes, et le connecteur les prend telles quelles. Le point du lundi entre comme une suite de rendez-vous datés, chacun rangé pour lui-même, ce qui veut dire qu’une occurrence déplacée ou annulée se traite à son niveau et jamais au niveau de la série entière.
Le premier passage sur un agenda remonte un an en arrière et prend tout ce qui est à venir, sans borne dans le futur. Ensuite, le connecteur suit le flux de changements que Google publie plutôt que de relire l’agenda entier. Un salarié qui a déjà branché sa messagerie n’a pas non plus un second accord à donner quand les autorisations sont demandées ensemble, parce que l’agenda passe par la même application Google que Gmail et Google Drive.
Un changement de partage, lui, ne produit aucun changement d’événement chez Google. Il est donc rattrapé par un passage de rapprochement dédié, à sa propre cadence. Entre deux passages, un événement peut rester rangé dans le service de la veille. Cette fenêtre est courte et elle est assumée.
Ce rapprochement sert aussi à repérer ce qui a disparu, et il est volontairement timide. Le connecteur ne déclare un événement disparu que s’il peut prouver qu’il tombait dans la fenêtre qu’il vient de relire. Un vieux rendez-vous sorti de cette fenêtre reste silencieux plutôt que de passer pour supprimé.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Il ne touche pas à votre agenda. Il ne crée aucun événement, n’en déplace aucun et ne répond à aucune invitation. Les autorisations demandées à Google ne portent que sur la lecture des agendas et de leurs événements, donc aucun chemin d’écriture n’existe.
La description d’un événement est du texte libre, donc son contenu est celui que votre équipe y écrit. Un ordre du jour qui contient une information sensible entre avec l’événement. Les pièces jointes ne sont pas lues, et seul le texte de l’événement est repris.
Le tri qui écarte le personnel est un jugement porté sur du texte, pas une certitude. Il est réglé pour exclure au moindre doute, ce qui veut dire qu’il écarte parfois une vraie réunion de travail dont le titre ressemble à un rendez-vous privé. Cette erreur nous convient mieux que l’autre.
Un événement annulé dans Google Agenda n’est pas effacé de votre Kastel. La disparition est notée et le contenu reste, ses droits de lecture intacts, tant qu’aucun administrateur n’a demandé son effacement. Le connecteur ne fait donc jamais disparaître seul ce qu’il a lu.
Voyez la mécanique complète avant de brancher un agenda.
La page produit montre ce que votre Kastel construit avec vos sources, où chaque chose est rangée, et ce que reçoit une IA branchée selon la personne pour qui elle travaille.
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