Le mot à mot n’est jamais demandé à Fireflies
Un transcript de réunion est le document le plus intrusif qu’une entreprise produise. Il garde les mots exacts, les hésitations et le ton d’un entretien annuel, d’une négociation salariale, d’une discussion sur un départ ou d’un appel client qui se passe mal. Fireflies conserve tout cela phrase par phrase, avec le nom de qui a parlé, plus l’audio et la vidéo.
Le connecteur ne demande rien de cela. Il réclame le résumé de la réunion, les actions à faire, les mots-clés, et les quelques informations qui situent l’appel. Le client d’accès n’expose aucune fonction capable de sélectionner les phrases du transcript, l’audio ou le lien vers l’enregistrement. Il n’y a donc aucun réglage de confidentialité à mal positionner de notre côté.
Une conséquence surprend, et elle est voulue. Une réunion dont Fireflies n’a produit ni résumé ni actions à faire n’entre pas du tout. Un titre seul est une information d’agenda, il ne constitue pas une connaissance, et il ne justifie pas d’écrire quoi que ce soit dans votre Kastel.
Ce qui entre, et ce qui reste chez Fireflies
Sur une réunion enregistrée, le périmètre se décrit champ par champ. Voici la liste, telle qu’elle est écrite dans le connecteur.
La retranscription est exclue pour une raison simple. Un résumé apprend à un collègue ce qui a été décidé, là où le mot à mot lui apprend comment chacun l’a dit. La seconde information n’aide personne à travailler, et elle suffit à détruire la confiance dans l’outil qui enregistre.
Ce que dit le transcript dans Fireflies, et qui peut le lire ensuite
Chaque ligne se vérifie chez vous, en ouvrant un transcript dans Fireflies et en regardant son partage puis la liste des présents.
| Le transcript dans Fireflies | Qui peut le lire à travers une IA branchée |
|---|---|
| Partagé au cercle des participants, tous du même service | Les personnes de ce service |
| Partagé au cercle des participants, venus de plusieurs services | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide où le ranger |
| Ouvert à toute l’équipe ou à toute l’organisation | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
| Partagé selon un réglage que le connecteur ne reconnaît pas comme restreint | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
| Réunion tenue uniquement avec des personnes extérieures | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
| Un participant interne dont l’adresse n’est plus exploitable | Personne, jusqu’à ce qu’un administrateur décide |
Cinq lignes sur six finissent en attente, et cela découle d’une règle unique. Le connecteur ne range un transcript que si son partage désigne un cercle précis. Quand Fireflies annonce un partage large, le cercle réel n’est plus celui des présents, et déduire un service de la liste des présents deviendrait une supposition. Le connecteur s’arrête plutôt que de supposer, et il laisse la décision à un administrateur. Voir comment ces décisions se prennent.
Les personnes extérieures ne deviennent pas des lignes de votre Kastel
Une réunion enregistrée avec un client, un candidat ou un conseil pose une question que l’informatique ne tranche pas. Ces personnes n’ont pas donné leur accord pour que leur nom circule dans un système interne, et beaucoup ignorent qu’il existe.
Le connecteur n’écrit jamais la liste des présents. Il écrit un nombre, et l’adresse de la personne qui a organisé la réunion. Les adresses des participants servent à calculer qui a le droit de lire, et ce calcul terminé, elles ne sont pas écrites.
Sur le rangement, la règle est nette. Une adresse extérieure ne compte pas dans le calcul du service, donc un appel client ne se met pas en attente pour cette seule raison. Une réunion qui ne réunit aucun de vos collaborateurs, en revanche, ne se range dans aucun service et attend un administrateur.
Le consentement à l’enregistrement se règle dans Fireflies et dans vos pratiques, jamais dans ce connecteur. Ce que le connecteur décide est plus étroit, et il se vérifie. Il décide de ce qu’une IA branchée pourra atteindre de cet appel, et de qui l’a autorisé.
Le connecteur relit quatre-vingt-dix jours de réunions à chaque passage
Le connecteur regarde par défaut les réunions des quatre-vingt-dix derniers jours, et il refait ce tour complet à chaque passage. Cette valeur est un réglage du connecteur, que la personne qui l’installe modifie, pas une limite de Fireflies.
Ce tour complet sert deux choses. Un transcript produit en retard pour une réunion ancienne est rattrapé, parce que la date retenue est celle de la réunion et non celle de la mise en ligne. Et un transcript déjà lu, resté identique, ne produit aucune écriture nouvelle.
L’énumération avance par tranches. Quand une fenêtre est trop profonde pour être parcourue en entier, le passage échoue avec une erreur explicite au lieu de rendre une liste partielle. Sans cette règle, un rapprochement incomplet prendrait les réunions non lues pour des réunions supprimées. Grain applique la même retenue sur un autre outil d’enregistrement, avec des règles de rangement qui lui sont propres, et le catalogue liste les autres sources prises en charge.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Le résumé n’est pas de nous. Il est écrit par Fireflies à partir de ce qui a été dit. S’il nomme une personne, s’il reprend une phrase telle quelle ou s’il se trompe sur une décision, cela entre avec le résumé. Le connecteur choisit les champs qu’il lit, il ne réécrit pas leur contenu.
Le tri entre professionnel et personnel demande un modèle d’IA, dont vous fournissez la clé. Tant qu’elle manque, le connecteur refuse de lire, avant même la première requête. Une fois en place, ce tri reste un jugement qui peut se tromper dans les deux sens, et il porte sur le résumé et non sur l’appel. Un transcript déjà lu qui devient privé aux yeux du tri voit sa copie précédente retirée aussitôt.
Un transcript supprimé dans Fireflies n’est pas effacé de votre Kastel. Votre Kastel le conserve en notant qu’il a disparu de la source, avec les mêmes lecteurs qu’avant, tant qu’un administrateur n’a pas décidé de l’effacer. Ce comportement vaut pour toutes les sources de Kastel. Sur une réunion enregistrée, autant le dire franchement. Supprimer le transcript chez Fireflies ne suffit pas, l’effacement se demande aussi dans votre Kastel.
Le connecteur ne rédige aucun compte rendu, ne relance personne sur une action à faire, et n’écrit jamais dans Fireflies. Il range ce que Fireflies a produit là où une IA branchée pourra s’en servir, sous les droits de la personne qui l’interroge.
Dites-nous quelles réunions sont enregistrées chez vous.
Une réunion enregistrée est le contenu le plus intrusif qu’une entreprise possède, et ce sujet se traite mieux en parlant qu’en lisant une page. Nous regarderons avec vous ce que vos transcripts contiennent, qui devrait pouvoir les retrouver, et ce que Kastel refusera de lire.
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