Ce qui entre, et ce qui reste dans Grain
Sur un appel enregistré, le périmètre se décrit champ par champ. Voici la liste, telle qu’elle est écrite dans le connecteur.
Les notes privées sont exclues pour une raison précise. C’est là qu’une personne écrit ce qu’elle pense de son interlocuteur pendant qu’il parle. Aucune question de travail n’a besoin de cette réponse, et le connecteur n’offre aucun moyen de la demander.
Un moment marqué entre sous son étiquette, jamais sous les mots prononcés
La pratique de Grain tient dans un geste. Pendant un appel, quelqu’un épingle un passage, lui donne un nom, et partage l’extrait à l’équipe. Ce passage épinglé contient les mots exacts et le nom de qui les a dits, ce qui en fait la matière la plus sensible qu’une entreprise stocke.
Le connecteur lit l’étiquette du moment marqué et s’arrête là. Le passage lui-même, les locuteurs qui y sont rattachés, la retranscription de l’appel, l’audio, la vidéo et les notes privées prises pendant la réunion ne sont jamais demandés à Grain. La demande adressée à Grain est écrite dans le connecteur et elle ne contient que trois entrées, le résumé, les actions à faire et les moments marqués.
Le tri entre professionnel et personnel suppose un modèle d’IA, dont vous fournissez la clé. Tant que cette clé manque, le connecteur ne lit rien du tout, et il le signale au lieu de lire quand même.
Les six situations où un enregistrement n’est lisible par personne
Un appel enregistré ne se range que si le connecteur peut dire, sans supposer, quel service a le droit de le lire. Six situations le lui interdisent, et chacune se vérifie dans Grain en ouvrant l’enregistrement concerné.
- L’enregistrement est rattaché à une équipe dans Grain, quelle que soit cette équipe.
- Son type de réunion porte un partage que le connecteur ne reconnaît pas comme restreint.
- Aucun de vos collaborateurs n’y participe.
- Les personnes extérieures y sont plus nombreuses que vos collaborateurs.
- Un participant interne n’a pas d’adresse exploitable, par exemple un compte désactivé.
- Vos collaborateurs présents relèvent de plusieurs services, ou l’un d’eux est inconnu de votre organisation.
Ce que la quatrième situation change, concrètement
Un appel où trois personnes extérieures parlent avec deux de vos collaborateurs est traité comme une réunion externe, donc il s’arrête, même si vos deux collaborateurs travaillent dans le même service. La règle compte les présences et ignore les intentions.
Un participant est compté comme interne quand Grain le marque ainsi, ou quand son adresse figure dans votre organisation. Tout le reste compte comme extérieur, y compris une entrée dont le connecteur ne sait rien dire. Ce doute pousse vers l’attente et jamais vers l’ouverture. Fireflies couvre le même métier avec un seuil différent, et le catalogue liste les autres sources prises en charge.
Les questions qu’on nous pose sur ce connecteur
Est-ce qu’une IA pourra revenir sur un entretien annuel enregistré ?
Elle n’aura ni l’audio, ni la vidéo, ni les mots prononcés, parce que le connecteur ne les demande pas. Le résumé écrit par Grain passe d’abord un tri qui écarte ce qui est jugé personnel, et un entretien annuel en porte beaucoup de marques. S’il est malgré tout jugé professionnel, il se range dans le service des participants, et leurs collègues de ce service peuvent l’atteindre. Sur un entretien annuel, le contrôle le plus sûr reste de ne pas l’enregistrer.
Nos interlocuteurs extérieurs entrent-ils dans votre système ?
Leur adresse sert à déterminer si l’appel est trop externe pour être rangé, puis elle n’est pas écrite. Côté personnes, ce qui est écrit d’un appel se limite à l’hôte et au nombre de participants. Si le résumé rédigé par Grain nomme quelqu’un, ce nom entre avec le résumé, et le connecteur n’y change rien.
Que devient un enregistrement supprimé dans Grain ?
Il est marqué dans votre Kastel comme disparu à la source, et il y reste conservé, lisible par les mêmes personnes qu’avant. Son effacement réel attend la décision d’un administrateur. Ce fonctionnement est celui de toutes les sources de Kastel, et il se comprend sur un appel enregistré, puisqu’une suppression peut être une erreur de manipulation qu’un effacement automatique rendrait irréversible. Une demande de suppression se traite donc aux deux endroits.
Une IA branchée peut-elle modifier ou supprimer un enregistrement ?
Non, aucun chemin d’écriture n’existe. Le jeton que vous fournissez pourrait techniquement écrire dans Grain, et c’est précisément pour cela que le client d’accès n’expose aucune fonction d’écriture. Il n’y a donc pas de réglage de lecture seule à oublier.
Les notes arrivent après l’appel, donc le tour se refait
Grain attache le résumé, les actions à faire et les moments marqués après la fin de la réunion. Un enregistrement listé trop tôt ne porte donc rien à écrire, et rien n’est écrit. Le titre d’un appel ne suffit jamais à déclencher une écriture.
Le connecteur en tient compte par construction. Il regarde par défaut les quatre-vingt-dix derniers jours, et il ajoute au bord de cette fenêtre un recouvrement de quarante-huit heures, pour repasser sur les appels dont les notes viennent d’arriver. Les deux valeurs sont des réglages du connecteur, que la personne qui l’installe ajuste.
L’énumération suit un repère de pagination. Quand ce repère cesse d’avancer, ou que le nombre de pages dépasse le plafond, le passage s’arrête avec une erreur explicite. Une liste incomplète conduirait le rapprochement à signaler comme disparus des appels qui existent toujours.
Un enregistrement qui perd ses notes, ou dont le résumé devient privé aux yeux du tri, voit sa copie précédente retirée aussitôt. La conservation d’un contenu disparu à la source et le retrait d’un contenu devenu privé sont deux règles distinctes, et le connecteur applique les deux.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Le résumé et les actions à faire sont écrits par Grain, et l’étiquette d’un moment marqué est tapée par une personne pendant l’appel. Cette étiquette est du texte libre, parfois approximative ou ironique, et elle entre telle quelle. Le connecteur choisit les champs qu’il lit, il ne juge pas ce qu’ils contiennent.
Il ne restitue pas l’extrait. Une IA branchée peut savoir qu’un moment a été marqué et sous quel nom, sans pouvoir dire ce qui s’y disait. Pour réécouter, vous retournez dans Grain, avec les droits que Grain vous donne.
La file de revue d’un administrateur peut contenir un faux positif. Un enregistrement encore vivant, mais dont la date est sortie de la fenêtre observée, peut y rester signalé comme disparu. Ce choix est assumé, parce que l’inverse ferait perdre de vraies demandes de suppression, et parce que rien n’est effacé sans décision.
Le connecteur ne monte aucun extrait, ne partage rien à votre place et n’écrit jamais dans Grain. Il range ce que Grain a produit là où une IA branchée peut s’en servir, dans la limite de ce que son utilisateur a le droit de lire. Ce que Kastel fait du reste.
Voyons ensemble ce que vos enregistrements contiennent vraiment.
Sur les appels enregistrés, la première question n’est pas technique. Elle porte sur ce que vos équipes ont accepté d’enregistrer, et sur qui peut le retrouver ensuite. Écrivez-nous, nous vous dirons franchement où Kastel s’arrête.
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