Le statut est celui que Xero écrit, y compris supprimée
Dans Xero, une facture porte un état qui va du brouillon à la facture payée, en passant par l’annulation et la suppression. Cet état est un champ comme un autre, et le connecteur le reprend tel que Xero l’écrit, sans le traduire ni l’interpréter.
Le point qui surprend est que Xero continue de renvoyer une facture annulée ou supprimée, avec son état. Une facture supprimée dans Xero entre donc dans votre Kastel comme une facture supprimée. Le connecteur y voit une modification de contenu et met l’enregistrement à jour, plutôt que de conclure à une disparition.
La conséquence est utile à la lecture. Une facture annulée ne s’efface pas du savoir de l’entreprise, elle devient une facture annulée, et une IA qui tombe dessus sait qu’elle ne compte plus. Ce que Xero retire vraiment de ses listes, un contact effacé par exemple, suit un autre chemin, décrit plus bas.
Ce qu’un contact Xero contient, et ce que le connecteur laisse de côté
Un contact Xero ne se réduit pas à un nom. Il porte les coordonnées bancaires utilisées pour payer ce fournisseur, une ou plusieurs adresses postales, des téléphones, une adresse électronique, et une liste d’interlocuteurs nommés chez ce client.
Le connecteur en retient trois choses. Le nom du contact, son rôle, et son numéro fiscal ou d’immatriculation. Un contact qui est à la fois client et fournisseur porte les deux rôles, parce que Xero le dit et qu’il n’y a aucune raison de choisir à sa place.
Le reste n’est jamais demandé. Les personnes rattachées à un contact n’entrent pas dans votre Kastel, et aucun texte saisi à la main non plus, puisque le connecteur n’écrit ni note, ni commentaire, ni référence. Les listes de Xero renvoient l’enregistrement entier, et la sélection se fait au moment d’écrire, contre une liste de champs fermée. Un champ que Xero ajouterait à ses contacts resterait dehors, puisque personne ne va le chercher.
Ce qui entre d’une facture et d’un contact
La liste des champs lus est fermée. La voici, champ par champ.
Un contact Xero peut porter une liste d’interlocuteurs, avec leurs noms et leurs adresses électroniques. Aucune de ces personnes n’entre dans votre Kastel, puisque le connecteur ne lit que le nom du contact lui-même. Le détail des lignes est écarté pour une autre raison. Une seule ligne peut nommer une prestation, une personne ou un achat que personne n’a besoin de connaître pour piloter, quand le total de la facture répond déjà à la question posée.
Ce qui se passe quand vous branchez Xero
Quatre gestes, dans cet ordre, et le dernier est celui qui décide de tout.
Deux droits de lecture demandés, et rien d’autre
Kastel demande à Xero de lire les transactions et les contacts. Aucun droit d’écriture n’est demandé, ce qui se voit sur l’écran d’autorisation de Xero avant que vous validiez. Tous les éditeurs ne le permettent pas, et le connecteur QuickBooks doit vivre avec un droit unique qui autorise l’écriture.
Xero répond par la liste de vos organisations
Une même autorisation peut couvrir plusieurs organisations, ce qui arrive dès qu’un groupe ou un cabinet les tient au même endroit. Kastel demande à Xero lesquelles cette autorisation couvre, au lieu de le supposer.
Une clé par organisation, rangée à part
Chaque organisation reçoit sa propre clé et son propre espace, et l’organisation concernée est désignée à chaque appel. Vous pouvez arrêter d’en lire une sans toucher aux autres. Si Xero ne renvoie aucune organisation, rien n’est enregistré du tout.
Et à ce stade, personne ne lit encore rien
Le jeton que vous venez d’autoriser voit le grand livre entier, sans qu’aucune facture y porte son propre droit de lecture. Les factures entrées ne sont donc lisibles par personne jusqu’à ce qu’un administrateur désigne le service qui a la charge de la comptabilité, que ce nom soit recevable, et que ce service figure vraiment dans votre organisation. Les trois conditions comptent ensemble, et un nom de service qui ne renvoie à rien de connu chez vous ne suffit pas.
Si vous changez d’avis, le rapprochement suivant l’applique
Le service qui a le droit de lire la comptabilité n’est pas gravé au moment où une facture entre. Il est inscrit sur chaque enregistrement, et comparé à chaque relecture. Le jour où vous désignez un autre service, ou retirez celui qui l’était, les factures déjà entrées sont reprises et rangées ailleurs.
C’est le travail de rapprochement que le connecteur mène à intervalle régulier. Il compare ce que Xero renvoie aujourd’hui avec ce que votre Kastel contient, applique le périmètre en vigueur, et signale ce qui a disparu à la source. Un changement d’organisation ne modifie aucune facture, et serait donc invisible sans cette comparaison.
Ce mécanisme n’a rien de propre à la comptabilité. Il vaut pour tout ce que votre Kastel gouverne, et c’est ce qui permet de revenir sur une décision d’accès sans rebrancher quoi que ce soit.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Kastel ne vérifie pas que le service désigné est bien celui de la comptabilité. Il vérifie que ce service existe dans votre organisation et que son nom est recevable. Sa vocation ne se vérifie pas, donc si vous désignez le service commercial, vos factures y seront rangées et lisibles par ses membres. Ce service est en outre le même pour toutes les organisations connectées, puisque le périmètre de lecture ne se règle pas organisation par organisation.
Xero sait dire quelles factures ont bougé depuis une date donnée, et le connecteur ne s’en sert pas encore. Il relit les deux listes en entier à chaque passage, donc une facture nouvelle arrive avec un passage de retard sur le moment où vous l’avez émise.
Le numéro fiscal d’un contact entre dans votre Kastel. Chez un indépendant ou un artisan, ce numéro identifie une personne autant qu’une entreprise, et il entre quand même, parce qu’il sert à distinguer deux fournisseurs qui portent le même nom.
Un contact retiré de Xero cesse d’apparaître dans la liste. Il n’est pas effacé de votre Kastel pour autant. Son enregistrement y demeure, marqué comme disparu à la source, et il reste lisible par les personnes qui y avaient déjà accès. L’effacement définitif revient à un administrateur, et à lui seul. Cette règle est commune à tous les connecteurs de Kastel.
Avant de brancher Xero, parlons de vos organisations.
Le nombre d’organisations à connecter et le service qui aura le droit de lire se décident mieux dans une conversation que sur une page web. Dites-nous où vous en êtes et ce que vos équipes attendent d’une IA sur la comptabilité.
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