Intuit ne propose qu’une seule clé, et elle sait écrire
Un dirigeant qui envisage de brancher une IA sur sa comptabilité pose souvent la question dans l’autre sens. Est-ce que cette IA pourra modifier quelque chose. Sur QuickBooks, la question est fondée, parce qu’Intuit ne propose qu’un seul droit d’accès à la comptabilité et que ce droit autorise la lecture et l’écriture. Il n’existe pas de droit de lecture seule à demander.
Le connecteur tranche donc dans son propre code. Il ne sait faire qu’une chose, aller chercher une liste, et il n’expose aucune opération de création, de modification ou de suppression. La clé garde un pouvoir qu’aucune ligne du connecteur n’exerce.
Cette limite mérite d’être dite telle qu’elle est, parce qu’elle ne vient pas d’Intuit. Chez Xero, le droit de lecture seule existe et c’est celui que le connecteur demande. Ici, il n’y a rien de tel à demander, et la retenue est du côté du logiciel que vous installez.
Le tri se fait chez nous, champ par champ
La requête que le connecteur adresse à QuickBooks renvoie l’objet entier. L’interface d’Intuit ne sait pas rendre une partie d’une facture, elle rend la facture avec tout ce qu’elle contient, adresses et coordonnées comprises. Un connecteur peut trier après coup ce qui est déjà arrivé chez lui, à condition de savoir dresser la liste complète de ce qu’il faut masquer et de la tenir à jour.
Celui-ci procède par la liste inverse. Il nomme les champs qu’il écrit et n’écrit que ceux-là. Un champ qu’Intuit ajouterait demain n’en sortirait pas davantage, puisqu’il ne serait pas lu.
Quand un champ attendu n’a pas la forme prévue, le connecteur l’abandonne au lieu de le recopier en vrac. Ce qui entre est alors plus pauvre, jamais plus bavard, et c’est ce sens de l’erreur qui compte sur une source comme celle-là.
Les champs qui entrent, et ceux qui ne sont jamais lus
Sur une source comptable, le périmètre se décrit en champs. Ceux qui suivent sont exactement ceux que le connecteur nomme.
Deux champs sont lus sans jamais être écrits. Le solde restant dû sert seulement à dire si le document est payé, et la note interne sert seulement à repérer un document annulé. Ni le montant du solde ni le texte de la note n’entre dans votre Kastel.
Ce que devient chaque objet de QuickBooks
Quatre listes entrent, et chaque objet donne un enregistrement gouverné. Les lignes ci-dessous se vérifient dans votre propre QuickBooks.
| Dans QuickBooks | Dans votre Kastel |
|---|---|
| Facture de vente | Numéro, date, nom du client, total et devise, statut |
| Facture d’achat | Numéro, date, nom du fournisseur, total et devise, statut |
| Client | Nom d’affichage et rôle de client |
| Fournisseur | Nom d’affichage et rôle de fournisseur |
| Facture annulée | Reste présente, total à zéro, statut annulé |
| Facture supprimée définitivement | Signalée comme disparue et conservée |
Les deux dernières lignes ne décrivent pas la même chose. Annuler une facture dans QuickBooks la laisse dans les listes, donc le connecteur la relit et met son statut à jour. Une suppression définitive la retire des listes, et cette absence est la seule chose que le connecteur peut constater, puisqu’il ne lit pas le journal des modifications de QuickBooks.
Une société par connexion, et rien qui traverse
Une autorisation QuickBooks porte sur une seule société. L’identifiant de cette société voyage dans l’adresse de chaque appel, et il sert aussi à ranger la clé et les enregistrements qui en viennent.
Trois sociétés tenues dans QuickBooks demandent donc trois connexions distinctes. Chacune a sa clé et son propre espace, et aucune clé ne sert jamais à lire la comptabilité d’une autre société. Arrêter d’en lire une ne change rien aux deux qui restent.
Le connecteur refuse même de commencer si l’autorisation ne lui donne pas cet identifiant de société. Aucune clé n’est enregistrée dans ce cas, parce qu’une clé dont personne ne saurait dire quelle comptabilité elle ouvre n’a rien à faire dans un coffre. Débrancher ensuite une société supprime sa clé et laisse en place ce qui est déjà entré, comme pour tous les connecteurs.
Une seule décision couvre tout le grand livre
Reste la question qui commande tout le reste. Qui, dans votre entreprise, aura le droit de lire ce que le connecteur écrit. QuickBooks ne pose aucun droit de lecture sur une facture prise séparément, et l’autorisation voit le grand livre en entier. Le connecteur applique donc une décision unique aux quatre listes, et cette décision par défaut est que personne ne lit.
Pour que la comptabilité devienne lisible, un administrateur désigne le service qui en a la charge. Trois vérifications suivent, et elles portent sur le nom donné, sur sa forme, et sur l’existence réelle de ce service dans votre organisation. La moindre qui échoue ramène l’ensemble à l’état d’attente.
Le service ainsi désigné lit la comptabilité de toutes les sociétés connectées, et pas seulement celle de l’une d’elles. Le périmètre de lecture est unique pour l’ensemble des sociétés branchées, ce qui vaut d’être su avant de brancher la deuxième.
Cette liste de conditions ne fonctionne que dans un sens. Elle autorise ce qu’elle reconnaît et refuse tout le reste, y compris un nom de service qui ne correspond à rien dans votre organisation. C’est la même logique qui gouverne l’ensemble du savoir de votre entreprise.
Ce que ce connecteur ne fait pas
La clé garde le droit d’écrire, parce qu’Intuit n’en propose pas d’autre. La retenue tient au code du connecteur, qui n’a aucune opération d’écriture, et non à une limite posée par QuickBooks. Nous préférons le dire plutôt que de laisser croire à une restriction venue d’Intuit.
QuickBooks tient un journal de ce qui a bougé depuis la dernière lecture. Le connecteur ne l’ouvre pas et relit les quatre listes en entier à chaque passage. Une facture saisie ce matin entre au passage suivant, et non à la seconde où elle est validée.
Sur un client particulier, QuickBooks range le nom de la personne dans le champ de nom d’affichage. Le connecteur écrit ce champ, donc ce nom entre dans votre Kastel comme celui d’une société. C’est aussi pourquoi la comptabilité reste en attente tant qu’aucun service n’a été désigné.
Une facture que vous supprimez définitivement dans QuickBooks n’est pas effacée de votre Kastel. Son enregistrement y reste, marqué comme disparu à la source, et le cercle des personnes qui peuvent le lire ne bouge pas. L’effacement pour de bon appartient à un administrateur. Cette règle vaut pour tous les connecteurs de Kastel, et sur une source comptable elle protège plus qu’elle ne gêne.
Posez-nous la question qui vous retient.
La plupart des dirigeants nous demandent d’abord si une IA pourra modifier leurs comptes, puis ce qu’elle en verra exactement. Décrivez votre installation QuickBooks et le nombre de sociétés concernées, nous répondrons sur votre cas plutôt qu’en général.
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