La dépense sans le justificatif
Trois listes sont lues, et trois seulement. Le tableau plus bas descend au champ près.
L’interface de Spendesk ne sait pas renvoyer une partie d’un enregistrement, donc elle renvoie l’objet entier. Le connecteur nomme un par un les champs qu’il écrit et n’écrit que ceux-là. Un champ qu’il n’a pas nommé ne peut pas sortir, y compris un champ que Spendesk ajouterait demain.
Une note de frais raconte la vie d’un salarié
Une note de frais est un document de gestion et une chronique personnelle. Elle dit dans quel restaurant quelqu’un a dîné, quel soir, pour quel montant, et le reçu photographié laisse souvent deviner combien de couverts étaient à table. Un outil de gestion des dépenses concentre ce genre de détail sur toute l’entreprise, mois après mois, et c’est ce qui en fait une source délicate à ouvrir.
Le connecteur retient donc ce qui sert au pilotage et laisse dehors ce qui raconte la soirée. Le commerçant, le montant, la date et l’état du règlement suffisent à suivre un budget de déplacement ou la relation avec un fournisseur. La photo du reçu et le détail des lignes, où se lisent l’heure, le nombre de convives et la nature exacte de l’achat, ne sont jamais lus.
Spendesk ne pose aucun droit de lecture sur une dépense
La clé d’accès à Spendesk est attachée à l’entité, pas à une personne. Qui la détient voit les dépenses de toute la société, et il n’existe aucune permission attachée à un règlement ou à une note de frais en particulier. Le centre de coût y ressemble de loin, mais il ne reste qu’une étiquette de gestion, et le connecteur ne s’en sert jamais pour décider qui a le droit de lire.
Il n’y a donc aucune permission d’origine à reprendre, contrairement à un fichier partagé ou à un canal de discussion. Toutes les dépenses reçoivent le même rangement, et ce rangement n’existe que si un administrateur a désigné le service financier qui a le droit de les lire. Un nom inventé dans un fichier de configuration ne suffit pas, parce que le connecteur vérifie que ce service existe réellement dans votre organisation avant de lui ouvrir quoi que ce soit.
Sans cette désignation, vos dépenses entrent dans votre Kastel et n’y sont lisibles par personne, en attente de la décision d’un administrateur. Une IA branchée sur votre équipe commerciale ne les atteint pas, et le principe vaut aussi pour la direction. La règle est la même sur toutes les sources, et ce que chaque IA a le droit de voir se décide chez vous, service par service.
Ouvrez une dépense dans Spendesk et comparez
Chaque ligne se vérifie dans votre propre compte Spendesk, en ouvrant un fournisseur, un règlement ou une dépense.
| L’objet dans Spendesk | Ce qui en entre dans votre Kastel |
|---|---|
| Un fournisseur | Son nom, sa raison sociale, son numéro de TVA, et s’il est archivé ou actif |
| Un règlement | Son type, son état, son montant et sa devise, sa date de règlement, une référence vers le fournisseur |
| Une dépense ou une facture d’achat | Son type, sa date, le nom du commerçant, son montant et sa devise, son libellé de statut |
| Le justificatif joint à une dépense | Rien |
| Le détail des lignes d’une dépense | Rien |
| Une carte de paiement | Rien, aucun appel de ce connecteur ne va chercher une carte |
| Les coordonnées bancaires d’un fournisseur | Rien, ni IBAN, ni BIC, ces champs ne sont jamais lus |
| Un salarié, son adresse, son téléphone | Rien, l’annuaire des membres n’est pas branché |
| Un solde de compte, un frais bancaire | Rien, ces surfaces n’ont aucun appel |
| Un centre de coût, un axe analytique | Rien, et il ne décide jamais qui a le droit de lire |
Le justificatif est l’exclusion la plus importante de la liste. Un reçu photographié porte l’heure, parfois un nom de convive et souvent les derniers chiffres d’une carte. Le montant et le commerçant répondent aux questions de gestion. Le reçu, lui, renseigne surtout sur la personne.
L’accès à l’interface de Spendesk est lui-même conditionné
Spendesk n’ouvre pas son interface de programmation à tous ses clients. Elle demande une offre Premium ou Enterprise, un identifiant provisionné par le titulaire du compte, et en pratique un accord avec leurs équipes commerciales. C’est une contrainte de Spendesk, et elle a une conséquence directe sur le comportement du connecteur.
Si l’échange d’identifiants échoue, la connexion est refusée avant que le moindre secret ne soit enregistré, et rien n’est lu. Le connecteur ne se rabat jamais sur une lecture partielle pour faire bonne figure, parce qu’une lecture partielle sur une source financière est la pire des deux options. Le jeton de courte durée qu’il obtient ensuite vit en mémoire le temps de l’appel et n’est écrit nulle part.
Certaines surfaces n’ont même pas d’appel dans ce connecteur
Une exclusion au rendu empêche un champ d’être écrit. Une surface non branchée va plus loin, puisqu’aucun appel n’existe pour aller la chercher. C’est le cas de l’annuaire des membres, des soldes de compte, des frais bancaires, des axes analytiques et des exports comptables, qui n’ont aucune fonction de lecture dans ce connecteur.
Les cartes sont dans ce cas pour une raison qui mérite d’être dite. Le point d’accès qui les lit était trop incertain dans la documentation de Spendesk pour être câblé, donc il ne l’a pas été. Un numéro de carte n’est jamais demandé et jamais écrit, et cela reste vrai même si Spendesk renvoie un objet complet dans une réponse.
Reste le cas de l’archivage, qui est la façon dont Spendesk fait disparaître les choses. Un fournisseur écarté passe en archivé et continue d’apparaître dans les listes. Le connecteur lit ce basculement comme une réécriture de sa fiche, avec son nouvel état, plutôt que d’y voir une disparition. La comptabilité elle-même se branche ailleurs, avec des exclusions qui ne sont pas les mêmes.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Il ne gère pas vos dépenses. Il n’approuve rien, ne rembourse personne, ne rapproche aucune écriture et ne remplace ni Spendesk ni votre comptabilité. Il donne à une IA de quoi répondre à des questions de gestion en s’appuyant sur vos vraies dépenses.
Le nom d’un commerçant peut être le nom d’une personne, et il entre tel quel, parce que c’est lui qui rend une dépense compréhensible. C’est précisément pour cette raison que rien n’est lisible avant qu’un service financier ait été désigné.
Le libellé de statut et le type d’une dépense viennent de Spendesk, et leur contenu dépend de ce que votre équipe y a configuré. Une convention de nommage qui glisse une information sensible dans un intitulé la fait entrer avec la dépense.
Une dépense supprimée dans Spendesk n’est pas effacée de votre Kastel. Elle y est signalée comme disparue à la source et conservée, lisible par les mêmes personnes qu’avant, jusqu’à ce qu’un administrateur décide de l’effacer. Sur une source financière, la conservation est le comportement prudent, et la disparition elle-même est une information.
Écrivez-nous avant de brancher vos dépenses.
Une source qui touche aux dépenses de vos salariés se discute mieux qu’elle ne se lit. Dites-nous ce que vous voulez qu’une IA sache de votre gestion, et nous vous dirons franchement où ce connecteur s’arrête.
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