Personne ne sait ce qu’il y a dans les bases Airtable d’une entreprise
Airtable est l’outil où une entreprise range ce qui n’entre pas dans ses logiciels. Le suivi de production tient dans une base, le budget d’un projet dans une autre, la liste des candidatures dans une troisième, et il arrive qu’une quatrième contienne une grille de rémunération.
Ces bases n’ont aucune structure commune. Les colonnes portent les noms que vos équipes leur ont donnés, et rien dans l’outil ne dit qu’une colonne nommée Salaire est plus délicate qu’une colonne nommée Statut. Un connecteur ne peut donc pas se fier au sens des colonnes pour choisir ce qu’il lit.
Le connecteur Airtable en tire la conséquence, et elle est inhabituelle dans ce catalogue. Il lit toutes les colonnes des tables qu’il peut atteindre, sans chercher à deviner lesquelles sont sensibles, et il place la décision ailleurs, au niveau de l’accès à la base.
Ce que devient chaque type de colonne
Chaque ligne se vérifie dans votre base, en regardant le type de la colonne concernée.
| Type de colonne dans Airtable | Ce qui entre dans votre Kastel |
|---|---|
| Texte, texte long, nombre, date | La valeur, précédée du nom de la colonne |
| Case à cocher | Une valeur vrai ou faux |
| Liste de choix, simple ou multiple | Les valeurs retenues, séparées par des virgules |
| Pièce jointe | Rien, ni le fichier ni son contenu |
| Lien vers une autre table | Rien du contenu de la ligne liée |
| Formule ou champ calculé | Sa valeur, quand elle se réduit à un texte ou à un nombre |
| Colonne vide sur cette ligne | Rien, et la ligne entre plus courte |
Le nom de la base et celui de la table entrent aussi, pour qu’une ligne reste compréhensible hors de son tableau. Une valeur qui n’est pas un texte simple est laissée de côté au lieu d’être recopiée en bloc, ce qui rend une ligne inattendue plus courte et jamais plus bavarde.
La décision se prend au niveau de la base
Airtable donne les accès par base, et c’est là que votre entreprise a déjà décidé qui travaille sur quoi. Le connecteur s’en sert comme du droit de lecture. Il regarde la liste des collaborateurs d’une base, la résout en personnes de votre organisation, et range toutes les lignes de cette base dans leur service quand ces personnes relèvent toutes du même.
Un seul service en sortie ouvre l’accès. Toutes les autres situations laissent les lignes de la base en attente de la décision d’un administrateur.
- La base est partagée à tout l’espace de travail, ou par un lien de partage
- Ses collaborateurs relèvent de plus d’un service
- L’un d’eux ne correspond à personne que votre organisation connaisse
- La liste des collaborateurs ne peut pas être parcourue en entier
- Le jeton branché n’a pas le droit de lire cette liste
Quatre natures de colonne lues, le reste laissé dans la base
Le périmètre du connecteur Airtable est large sur les colonnes et étroit sur tout ce qui n’est pas du texte.
Une pièce jointe reste dehors sans exception, y compris quand son nom laisse deviner ce qu’elle contient. Le connecteur ne télécharge aucun fichier depuis Airtable, donc un contrat déposé dans une colonne reste dans Airtable et nulle part ailleurs.
Le dernier cas mérite d’être connu avant de brancher
La lecture de la liste des collaborateurs d’une base dépend de votre offre Airtable et des droits accordés au jeton. Un jeton ordinaire peut se voir refuser cette lecture, et le connecteur en tire la conclusion prudente. La base entière tombe en attente, ses lignes sont absorbées et personne ne les lit, jusqu’à ce qu’un administrateur décide où les ranger.
C’est désagréable au premier branchement et c’est délibéré. Un connecteur qui rangerait ces lignes au hasard d’un défaut serait plus agréable le premier jour et indéfendable le jour où quelqu’un vérifie. La décision d’un administrateur, elle, laisse une trace.
Un changement d’accès sur une base est rattrapé sans que vous ayez à y penser. Quand un collaborateur d’un autre service rejoint la base, ses lignes cessent d’être rangées dans le service précédent au passage suivant, même si aucune ligne n’a bougé.
Le verrou le plus sûr se pose dans le jeton
Le connecteur ne voit que les bases que son jeton d’accès peut voir. Airtable laisse choisir ces bases une par une au moment où le jeton est créé. Si vous ne voulez pas qu’une base soit lue du tout, la manière la plus simple est de ne pas la mettre dans le jeton, et cela se vérifie dans l’écran de création du jeton chez Airtable.
Un point surprend souvent. Une vue filtrée ne protège rien. Le connecteur demande les lignes d’une table, pas celles d’une vue, donc les lignes que votre vue habituelle masque entrent avec les autres. Le raisonnement vaut pour les colonnes que vous avez masquées dans une vue, qui entrent elles aussi.
Rien ne repart vers Airtable. Le connecteur ne sait ni créer, ni modifier, ni supprimer une ligne, parce qu’aucune de ces opérations n’existe dans son code. Et comme Airtable ne publie pas de journal des changements, chaque passage relit les tables en entier ; une ligne inchangée ne coûte rien à revoir. Tous les connecteurs sont dans le cœur gratuit, celui-là comme les autres.
Ce que ce connecteur ne fait pas
Il ne comprend pas vos bases. Il ne sait pas qu’une table suit des affaires commerciales et qu’une autre suit des candidatures, il lit des lignes et des colonnes. Une IA branchée retrouvera l’information écrite dans vos cellules sans hériter du sens que votre équipe donne à leur agencement.
Il ne devine pas la colonne principale d’une table. Airtable n’expose pas laquelle de vos colonnes fait office de titre, donc le titre retenu pour une ligne est sa première valeur non vide dans l’ordre alphabétique des colonnes. Une table dont la première colonne s’appelle Montant produira des titres qui parlent de montants.
Il n’offre aucune liste de colonnes à exclure. Sur cette source, écarter une base entière est possible, écarter une colonne d’une base lue ne l’est pas. C’est une limite réelle, et nous préférons l’écrire ici que la laisser découvrir au premier essai.
Une ligne supprimée dans Airtable n’est pas effacée de votre Kastel. Elle y est signalée comme disparue à la source et conservée, lisible par les mêmes personnes qu’avant, jusqu’à ce qu’un administrateur l’efface. Et quand une base ou une table cesse d’être lisible, ses lignes ne sont ni signalées ni retirées, parce que ne plus pouvoir lire n’est pas la preuve d’une suppression.
Voyez ce qu’une source sans structure devient dans Kastel.
La page produit montre ce que Kastel construit à partir de vos outils, et où se trouve la trace de la décision qui autorise un service à lire une base plutôt qu’un autre.
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